送付一覧/帳票の送付
帳票の電子送付が行える「送付管理機能」のうち、「送付一覧」から以下の操作が行えます。
・印刷用PDFのダウンロード
・印刷情報(CSV)のダウンロード
・送付方法が「電子送付」の送付物の電子送付
・電子送付した場合の、受領側の情報確認
・電子送付した帳票の取り消し
・作成した送付物の削除(ゴミ箱)
※「送付管理機能」はユーザ版のオプション機能となります。詳しくはお問い合わせください。
※「送付管理機能」について、全体の詳細は「送付管理機能の利用方法」ヘルプをご覧ください。
「送付一覧」は、ヘッダーメニュー内「送付管理>送付一覧」から表示できます。
ページ上部にあるセレクトボックスから、送付物の絞り込みが行えます。
検索し、該当の送付物が存在すれば、画面下部の「検索結果」に結果が表示されます。
送付ファイルを追加
検索結果に表示された送付物に対して、送付物を追加することができます。
追加可能なファイルの条件は以下です。
・状態が「送付前」
・ファイル形式はPDF
・1送付物に対して最大5個まで
・1送付物に対してすべてのファイル容量が10MBまで
送付ファイルダウンロード
すべての送付物は、印刷用PDFのダウンロードが行えます。
<[ステータス変更について]ダイアログ>
送付方法が「印刷」かつステータスが「送付前」の場合、ダウンロードと共に状態を「送付済み」に変更するかどうかの確認画面を表示します。
ステータスを「送付済み」にする場合は、該当送付物に対してチェックを入れて「はい」をクリックしてください。
確認のためにPDFをダウンロードする場合は、「いいえ」をクリックしてください。
<送付物の作成者以外がPDFをダウンロードした場合>
PDFをダウンロードしたアカウントが送付物の作成者のアカウントと異なる場合、送付物の作成者に確認のメールが送信されます。
印刷情報(CSV)のダウンロード
すべての送付物は、画面右下の[CSVダウンロード]ボタンから、印刷情報(CSV)のダウンロードが行えます。
※CSVの保管は1年間のみです。1年を経過した送付物のCSVはダウンロードすることができません。
ダウンロードできるCSVは、条件により「縦並び」「横並び」のファイルが選択可能です。
各種条件や、ダウンロードできるCSVファイルの仕様については、「印刷履歴の確認・ダウンロード」ヘルプの、STEP2の(5)および「ダウンロードできる印刷データについて」をご覧ください。
送付
送付は、管理者ユーザ権限・スーパーユーザ権限はすべての送付物の送付が可能です。通常ユーザ権限は自分が作成した送付物のみ送付が可能です。
STEP1
送付する対象の送付物を選択し、画面右下にある[送付]ボタンをクリックします。
送付方法により表示される情報が変わります。
[電子送付]このようなメッセージが表示されます。「詳細」ボタンを押すと実際に送付するメールの送付先、件名、本文の確認ができます。
実際にお客様へ送信されるメールの内容の最終確認となります。問題がないかご確認ください。
問題なければ「送付」ボタンを押してください。
[印刷]
このメッセージが表示されます。ダウンロードしたPDFを印刷してご利用ください。
[郵送]このようなメッセージが表示されます。問題なければ「郵送依頼」ボタンを押してください。
[FAX]このようなメッセージが表示されます。問題なければ「FAX送信」ボタンを押してください。
送信が完了すると、送付一覧ページの検索結果に表示された該当の送付物の状態が「送付済み」に変わり、「送付日時」が表示されます。
電子送付した帳票の受領側の情報確認
電子送付した送付物について、帳票の受領側の以下の情報を確認できます。
・帳票のPDFファイルをダウンロードした日時
・帳票のCSVファイルをダウンロードした日時
それぞれダウンロードが行われれば、送付一覧内に日時が表示されます。
※受領側のページについては「電子送付受領側ページについて」ヘルプをご覧ください。
受領側が帳票を受け取ったかどうかの確認にご利用いただけます。
帳票の取り消し
以下の条件で、一部送付物の取り消しが可能です。
一度取り消しを行った送付物は、元に戻せません。中身をご確認のうえ、取り消しの際はご注意ください。
送付方法 | ステータス | 取り消し可否 |
電子送付 | 送付前 | 可 |
送付済み | 可(※) | |
印刷 | 送付前 | 可 |
送付済み | 可 | |
郵送 | 送付前 | 可 |
郵送依頼済み | 不可 | |
郵送作業中 | 不可 | |
送付済み | 可 | |
FAX送信 | 送付前 | 可 |
送信中 | 不可 | |
送付済み | 可 |
(※)
送付方法が「電子送付」かつステータスが「送付済み」の場合、送付物の送付先のお客様へ取り消しのメールが送信されます。
また、受領側のページには該当の送付物が表示されなくなります。
送付物をゴミ箱に入れる(削除)
状態が「送付前」の送付物は、送付一覧から削除する(ゴミ箱へ入れる)ことができます。
ゴミ箱へ入れる送付物を選択し、[ゴミ箱へ入れる]ボタンをクリックしてください。
ゴミ箱へ入れただけでは、送付物は削除されません。送付一覧(ゴミ箱)ページから元に戻すことができます。
※ゴミ箱へ入れることができるのは、管理者権限のユーザはすべて、スーパーユーザ権限と通常ユーザ権限は自分が作成した送付物のみです
ゴミ箱へ入れた送付物は、送付一覧(ゴミ箱)ページから確認できます。詳しくは「送付一覧(ゴミ箱)」ヘルプをご覧ください。
送付数の確認
各送付方法毎に送付数の確認ができます。送付可能数はお申し込みいただいたユーザ様により異なります。
上限に近づいた時、および上限を超えたときは画面上にてお知らせします。
詳しくは「送付数の確認」ヘルプをご覧ください。