帳票の電子送付が行える「送付管理機能」のうち、「送付一覧」から以下の操作が行えます。

・印刷用PDFのダウンロード
・印刷情報（CSV）のダウンロード
・送付方法が「電子送付」の送付物の電子送付
・電子送付した場合の、受領側の情報確認
・電子送付した帳票の取り消し
・作成した送付物の削除（ゴミ箱）

※「送付管理機能」はユーザ版のオプション機能となります。詳しくはお問い合わせください。
※「送付管理機能」について、全体の詳細は「送付管理機能の利用方法」ヘルプをご覧ください。

「送付一覧」は、ヘッダーメニュー内「送付管理＞送付一覧」から表示できます。

 

 

ページ上部にあるセレクトボックスから、送付物の絞り込みが行えます。

検索し、該当の送付物が存在すれば、画面下部の「検索結果」に結果が表示されます。

送付ファイルを追加

検索結果に表示された送付物に対して、送付物を追加することができます。

追加可能なファイルの条件は以下です。
・状態が「送付前」
・ファイル形式はPDF
・1送付物に対して最大5個まで
・1送付物に対してすべてのファイル容量が10MBまで

送付ファイルダウンロード

すべての送付物は、印刷用PDFのダウンロードが行えます。

＜[ステータス変更について]ダイアログ＞
送付方法が「印刷」かつステータスが「送付前」の場合、ダウンロードと共に状態を「送付済み」に変更するかどうかの確認画面を表示します。
ステータスを「送付済み」にする場合は、該当送付物に対してチェックを入れて「はい」をクリックしてください。
確認のためにPDFをダウンロードする場合は、「いいえ」をクリックしてください。

 

＜送付物の作成者以外がPDFをダウンロードした場合＞
PDFをダウンロードしたアカウントが送付物の作成者のアカウントと異なる場合、送付物の作成者に確認のメールが送信されます。

印刷情報（CSV）のダウンロード

すべての送付物は、画面右下の[CSVダウンロード]ボタンから、印刷情報（CSV）のダウンロードが行えます。

※CSVの保管は１年間のみです。１年を経過した送付物のCSVはダウンロードすることができません。

ダウンロードできるCSVは、条件により「縦並び」「横並び」のファイルが選択可能です。
各種条件や、ダウンロードできるCSVファイルの仕様については、「印刷履歴の確認・ダウンロード」ヘルプの、STEP2の（5）および「ダウンロードできる印刷データについて」をご覧ください。

送付

送付は、管理者ユーザ権限・スーパーユーザ権限はすべての送付物の送付が可能です。通常ユーザ権限は自分が作成した送付物のみ送付が可能です。

STEP1

送付する対象の送付物を選択し、画面右下にある[送付]ボタンをクリックします。

送付方法により表示される情報が変わります。

[電子送付]

このようなメッセージが表示されます。「詳細」ボタンを押すと実際に送付するメールの送付先、件名、本文の確認ができます。

実際にお客様へ送信されるメールの内容の最終確認となります。問題がないかご確認ください。

問題なければ「送付」ボタンを押してください。

[印刷]

このメッセージが表示されます。ダウンロードしたPDFを印刷してご利用ください。

[郵送]

このようなメッセージが表示されます。問題なければ「郵送依頼」ボタンを押してください。

[FAX]

このようなメッセージが表示されます。問題なければ「FAX送信」ボタンを押してください。

送信が完了すると、送付一覧ページの検索結果に表示された該当の送付物の状態が「送付済み」に変わり、「送付日時」が表示されます。

 

電子送付した帳票の受領側の情報確認

電子送付した送付物について、帳票の受領側の以下の情報を確認できます。

・帳票のPDFファイルをダウンロードした日時
・帳票のCSVファイルをダウンロードした日時

それぞれダウンロードが行われれば、送付一覧内に日時が表示されます。

※受領側のページについては「電子送付受領側ページについて」ヘルプをご覧ください。

受領側が帳票を受け取ったかどうかの確認にご利用いただけます。

帳票の取り消し

以下の条件で、一部送付物の取り消しが可能です。
一度取り消しを行った送付物は、元に戻せません。中身をご確認のうえ、取り消しの際はご注意ください。

送付方法	ステータス	取り消し可否
電子送付	送付前	可
	送付済み	可（※）
印刷	送付前	可
	送付済み	可
郵送	送付前	可
	郵送依頼済み	不可
	郵送作業中	不可
	送付済み	可
FAX送信	送付前	可
	送信中	不可
	送付済み	可

 

（※）
送付方法が「電子送付」かつステータスが「送付済み」の場合、送付物の送付先のお客様へ取り消しのメールが送信されます。
また、受領側のページには該当の送付物が表示されなくなります。

送付物をゴミ箱に入れる（削除）

状態が「送付前」の送付物は、送付一覧から削除する（ゴミ箱へ入れる）ことができます。
ゴミ箱へ入れる送付物を選択し、[ゴミ箱へ入れる]ボタンをクリックしてください。
ゴミ箱へ入れただけでは、送付物は削除されません。送付一覧（ゴミ箱）ページから元に戻すことができます。

※ゴミ箱へ入れることができるのは、管理者権限のユーザはすべて、スーパーユーザ権限と通常ユーザ権限は自分が作成した送付物のみです

ゴミ箱へ入れた送付物は、送付一覧（ゴミ箱）ページから確認できます。詳しくは「送付一覧（ゴミ箱）」ヘルプをご覧ください。

送付数の確認

各送付方法毎に送付数の確認ができます。送付可能数はお申し込みいただいたユーザ様により異なります。
上限に近づいた時、および上限を超えたときは画面上にてお知らせします。

詳しくは「送付数の確認」ヘルプをご覧ください。