送付一覧/帳票の送付

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帳票の電子送付が行える「送付管理機能」のうち、「送付一覧」から以下の操作が行えます。

・印刷用PDFのダウンロード
・印刷情報(CSV)のダウンロード
・送付方法が「電子送付」の送付物の電子送付
・電子送付した場合の、受領側の情報確認
・電子送付した帳票の取り消し
・作成した送付物の削除(ゴミ箱)

※「送付管理機能」はユーザ版のオプション機能となります。詳しくはお問い合わせください。
※「送付管理機能」について、全体の詳細は「送付管理機能の利用方法」ヘルプをご覧ください。

「送付一覧」は、ヘッダーメニュー内「送付管理>送付一覧」から表示できます。

 

 

ページ上部にあるセレクトボックスから、送付物の絞り込みが行えます。

検索し、該当の送付物が存在すれば、画面下部の「検索結果」に結果が表示されます。

送付ファイルを追加

検索結果に表示された送付物に対して、送付物を追加することができます。

追加可能なファイルの条件は以下です。
・状態が「送付前」
・ファイル形式はPDF
・1送付物に対して最大5個まで
・1送付物に対してすべてのファイル容量が10MBまで

送付ファイルダウンロード

すべての送付物は、印刷用PDFのダウンロードが行えます。

<[ステータス変更について]ダイアログ>
送付方法が「印刷」かつステータスが「送付前」の場合、ダウンロードと共に状態を「送付済み」に変更するかどうかの確認画面を表示します。
ステータスを「送付済み」にする場合は、該当送付物に対してチェックを入れて「はい」をクリックしてください。
確認のためにPDFをダウンロードする場合は、「いいえ」をクリックしてください。

 

<送付物の作成者以外がPDFをダウンロードした場合>
PDFをダウンロードしたアカウントが送付物の作成者のアカウントと異なる場合、送付物の作成者に確認のメールが送信されます。

印刷情報(CSV)のダウンロード

すべての送付物は、画面右下の[印刷情報(CSV)のダウンロード]ボタンから、印刷情報(CSV)のダウンロードが行えます。

※ただし、ダウンロードが行えるのは送付物の作成者に関わらず、管理者ユーザ権限アカウントのみとなります。

ダウンロードできるCSVは、条件により「縦並び」「横並び」のファイルが選択可能です。
各種条件や、ダウンロードできるCSVファイルの仕様については、「印刷履歴の確認・ダウンロード」ヘルプの、STEP2の(5)および「ダウンロードできる印刷データについて」をご覧ください。

送付

送付は、管理者ユーザ権限・スーパーユーザ権限はすべての送付物の送付が可能です。通常ユーザ権限は自分が作成した送付物のみ送付が可能です。

STEP1

送付する対象の送付物を選択し、画面右下にある[送付]ボタンをクリックします。

送付方法により表示される情報が変わります。

[電子送付]

このようなメッセージが表示されます。「詳細」ボタンを押すと実際に送付するメールの送付先、件名、本文の確認ができます。

実際にお客様へ送信されるメールの内容の最終確認となります。問題がないかご確認ください。

問題なければ「送付」ボタンを押してください。

[印刷]

このメッセージが表示されます。ダウンロードしたPDFを印刷してご利用ください。

[郵送]

このようなメッセージが表示されます。問題なければ「郵送依頼」ボタンを押してください。

[FAX]

このようなメッセージが表示されます。問題なければ「FAX送信」ボタンを押してください。

送信が完了すると、送付一覧ページの検索結果に表示された該当の送付物の状態が「送付済み」に変わり、「送付日時」が表示されます。

 

電子送付した帳票の受領側の情報確認

電子送付した送付物について、帳票の受領側の以下の情報を確認できます。

・帳票のPDFファイルをダウンロードした日時
・帳票のCSVファイルをダウンロードした日時

それぞれダウンロードが行われれば、送付一覧内に日時が表示されます。

※受領側のページについては「電子送付受領側ページについて」ヘルプをご覧ください。

受領側が帳票を受け取ったかどうかの確認にご利用いただけます。

帳票の取り消し

以下の条件で、一部送付物の取り消しが可能です。
一度取り消しを行った送付物は、元に戻せません。中身をご確認のうえ、取り消しの際はご注意ください。

送付方法 ステータス 取り消し可否
電子送付 送付前
送付済み 可(※)
印刷 送付前
送付済み
郵送 送付前
郵送依頼済み 不可
郵送作業中 不可
送付済み
FAX送信 送付前
送信中 不可
送付済み

 

(※)
送付方法が「電子送付」かつステータスが「送付済み」の場合、送付物の送付先のお客様へ取り消しのメールが送信されます。
また、受領側のページには該当の送付物が表示されなくなります。

送付物をゴミ箱に入れる(削除)

状態が「送付前」の送付物は、送付一覧から削除する(ゴミ箱へ入れる)ことができます。
ゴミ箱へ入れる送付物を選択し、[ゴミ箱へ入れる]ボタンをクリックしてください。
ゴミ箱へ入れただけでは、送付物は削除されません。送付一覧(ゴミ箱)ページから元に戻すことができます。

※ゴミ箱へ入れることができるのは、管理者権限のユーザはすべて、スーパーユーザ権限と通常ユーザ権限は自分が作成した送付物のみです

ゴミ箱へ入れた送付物は、送付一覧(ゴミ箱)ページから確認できます。詳しくは「送付一覧(ゴミ箱)」ヘルプをご覧ください。

送付数の確認

各送付方法毎に送付数の確認ができます。送付可能数はお申し込みいただいたユーザ様により異なります。
上限に近づいた時、および上限を超えたときは画面上にてお知らせします。

詳しくは「送付数の確認」ヘルプをご覧ください。