送付管理機能の利用方法

送付管理機能

LinkPrint CLOUDの「送付管理機能」を利用して、各種帳票の電子送付および送信日時の確認、電子送付された帳票を受け取った相手の帳票確認日時の管理など、より帳票の送付に関連した情報を管理することができます。

※送付管理機能は、ユーザ版のみの機能となります。
※ご利用はオプションとなります。お申し込みの際にお申し出ください。 ⇒お問い合わせフォーム

<「送付管理機能」でできること>
・1つの印刷データから、複数の顧客に対して各種帳票の発行
・顧客ごとの都度の請求書作成、送付管理
・電子送付
・ユーザ版に紐づく各アカウントでの帳票作成業務の管理  など

送付管理機能を使った帳票作成の流れ

STEP1 送付管理情報の登録

得意先マスタから、各お客様コードに対して「送付管理情報」を登録します。

※登録について、詳細は「得意先マスタから送付管理設定を行う」ヘルプをご覧ください。

STEP2 帳票の作成

帳票の作成は、1つの印刷データで複数のお客様コードに対して一度に帳票を作成する「一括作成」と、お客様コードごとに印刷データを用意・または手入力をして帳票を作成する「都度作成」の2通りの作成方法があります。

※どちらの場合も、フォームカテゴリとオリジナルテンプレートフォームの作成が必要となります。詳細は「帳票差し込み印刷の流れ」ヘルプをご覧ください。(手入力印刷の場合も、送付管理機能を利用する場合は差し込み印刷時と同じ準備をする必要があります)

どちらで作成した場合も、STEP3の「送付一覧」へ登録されます。

STEP3 送付一覧から印刷または電子送付

作成した帳票は、「送付一覧」から印刷用のPDFダウンロード、もしくは電子送付が行えます。

STEP1で送付方法を「印刷」にしたお客様コードに対しては、ダウンロードしたPDFを印刷し、ご自身で郵送を行います。
一方、「電子送付」にしたお客様コードに対しては、メールでの電子送付が可能です。

※送付について、詳しくは「送付一覧から送付を行う」ヘルプをご覧ください。

STEP4 (電子送付の場合)帳票受領側の状況を確認する

帳票を電子送付した場合、受領側に帳票確認用のURLが入ったメールが送信されます。受領側がメール内のURLにアクセスして帳票を確認するには、STEP1で登録するIDとパスワードが必要です。

帳票の送信側は、「送付一覧」から、受領側が「PDFを正しく受領し、ダウンロードした日時」「CSVをダウンロードした日時」を確認することができます。

※受領側の確認用ページについて詳しくは「電子送付受領側ページについて」ヘルプをご覧ください。