送付管理機能

LinkPrint CLOUDの「送付管理機能」を利用して、各種帳票の電子送付および送信日時の確認、電子送付された帳票を受け取った相手の帳票確認日時の管理など、帳票の送付に関連した情報を管理することができます。

※送付管理機能は、ユーザ版のみの機能となります。
※ご利用はオプションとなります。お申し込みの際にお申し出ください。　⇒お問い合わせフォーム

＜「送付管理機能」でできること＞
・1つの印刷データから、複数の顧客に対して各種帳票の発行
・顧客ごとの都度の請求書作成、送付管理
・電子送付（別途オプションで、「郵送代行」、「FAX送信」を行うこともできます）
・承認機能（詳しくはこちら）
・ユーザ版に紐づく各アカウントでの帳票作成業務の管理　　など

※タイムスタンプ機能はありませんが、「訂正削除の履歴が残る」システム要件に対応することで、電子帳簿保存法の電子取引要件に対応しています。

送付データの保存期間

送付したデータは11年3ヶ月間（ご契約期間内）保存可能です。

送付管理機能を使った帳票作成の流れ

STEP1　送付管理情報の登録

取引先マスタから、各取引先コードに対して「送付管理情報」を登録します。

※登録について、詳細は「取引先マスタから送付管理設定を行う」ヘルプをご覧ください。

STEP2　帳票の作成

帳票の作成は、1つの印刷データで複数の取引先コードに対して一度に帳票を作成する「一括作成」と、取引先コードごとに印刷データを用意・または手入力をして帳票を作成する「都度作成」の2通りの作成方法があります。

2023/5/9：PDFファイルを利用して一括で送付物作成ができるようになりました。送付先に送付するPDFファイルを既に所有されている場合でも送付物の管理が可能です。

※フォームカテゴリとオリジナルテンプレートフォームの作成が必要となります。詳細は「帳票差し込み印刷の流れ」ヘルプをご覧ください。（PDFファイルを利用して送付物作成する場合は、フォームカテゴリの準備が必要になります。）

どちらで作成した場合も、STEP3の「送付一覧」へ登録されます。

STEP3　送付一覧から印刷または電子送付

作成した帳票は、「送付一覧」から印刷用のPDFダウンロード、もしくは電子送付が行えます。
（別途オプションで、「郵送代行」、「FAX送信」を行うこともできます）

STEP1で送付方法を「印刷」にした取引先コードに対しては、ダウンロードしたPDFを印刷し、ご自身で郵送を行います。
「電子送付」にした取引先コードに対しては、メールでの電子送付が可能です。
「郵送代行」オプションをご利用のお客様は郵送送付の依頼を、「FAX送信」オプションをご利用のお客様は取引先マスタに登録したFAX番号に対してFAXで送付物を送付することが可能です。

※送付について、詳しくは「送付一覧から送付を行う」ヘルプをご覧ください。
※承認機能について、詳しくは「送付管理機能利用時の承認機能について」ヘルプをご覧ください。

STEP4　（電子送付の場合）帳票受領側の状況を確認する

帳票を電子送付した場合、受領側に帳票確認用のURLが入ったメールが送信されます。受領側がメール内のURLにアクセスして帳票を確認するには、STEP1で登録するIDとパスワードが必要です。

帳票の送信側は、「送付一覧」から、受領側が「PDFを正しく受領し、ダウンロードした日時」「CSVをダウンロードした日時」を確認することができます。

※受領側の確認用ページについて詳しくは「電子送付受領側ページについて」ヘルプをご覧ください。

設定により、受領側が帳票を都度ダウンロードできるURLを発行することもできます。
設定・確認方法について詳しくは「受領側の都度ダウンロードURL発行機能について」ヘルプをご覧ください。