一括作成
取引先マスタに登録された各取引先に設定された送付管理情報を利用して、一括で送付物を作成する機能になります。「一括作成」は2通りの方法があります。差し込み印刷し送付物を作成する方法と、既に所有されているPDFファイルを利用し送付物を作成する方法があります。
※「送付管理機能」はユーザ版のオプション機能となります。詳しくはお問い合わせください。
※「送付管理機能」について、全体の詳細は「送付管理機能の利用方法」ヘルプをご覧ください。
※「承認機能」について、全体の詳細は「送付管理機能利用時の承認機能について」ヘルプをご覧ください。
差し込み印刷し送付物を作成する方法
差し込み印刷し送付物を作成する場合は、以下の流れになります。
・印刷データ（csv、エクセル）内の「取引先コード」を判別
・「取引先コード」ごとに、登録しているテンプレートフォームに差し込み印刷（PDFの生成）
・差し込み印刷したPDFを送付物として作成
作成した送付物は「送付一覧」画面で確認できます。
＜事前準備と実施条件＞
差し込み印刷し送付物を作成するには、事前準備が必要、かつ一部条件があります。
（事前準備）
・取引先マスタから、送付管理情報の登録を行う
（一部条件）
・一括作成を行う複数の「取引先コード」で、登録した送付管理情報のうち、利用するテンプレートフォームがすべて同じフォームカテゴリを利用している
※利用するテンプレートフォームは異なるものでも構いません。
※フォームカテゴリが複数ある場合は、「都度作成」より帳票を作成してください。
＜作成手順＞
STEP1
ヘッダーメニュー内「送付管理＞一括作成」をクリックし、[一括作成]ページから、[差し込み印刷ファイルの選択]ボタンをクリックして、印刷データをアップロードします。
※一括作成に使える印刷データの形式は、「印刷データの準備」ヘルプをご覧ください。
※印刷データの中には、「取引先コード」の列が含まれている必要があります。
STEP2
アップロードした印刷データの形式がテキストファイルの場合は、[区切り文字]ダイアログから区切り文字を選択した後、エクセルファイルの場合は直接、[「取引先コード」の列]ダイアログが開きます。
エクセルファイルの場合は印刷データのシートを選択したあとで、取引先マスタに登録してある「取引先コード」のデータが入っている列を選択して、[選択]ボタンをクリックしてください。
※[印刷データの1行目はタイトル行] …アップロードした印刷データにタイトル行がない場合は、チェックをはずしてください。
STEP3
各取引先コードで、利用する送付方法を選択します。
※利用できない送付方法がある場合、ダイアログ上の案内を見て「取引先マスタ」から設定を行ってください。
※取引先マスタにご登録のない取引先コードの情報がある、もしくは、利用可能な送付方法が存在しない場合に、画面右上に「対象外となった取引先コードを確認」ボタンが表示されます。ボタンをクリックすると対象外となった理由をご確認いただけます。
STEP4
1つでも「送付管理情報」から複数テンプレートフォームが登録されている取引先コードがアップロードした印刷データの中に含まれている場合、[テンプレートフォームの選択]ダイアログが開きます。
※印刷データ内の取引先コードがすべて1つのテンプレートフォームしか登録されていない場合は、STEP4のダイアログが直接表示されます。
「取引先コード」ごとに、取引先マスタから登録した、利用するテンプレートフォームの一覧が表示されています。それぞれ、利用するテンプレートフォームを選択し、[選択]ボタンをクリックしてください。
全ての取引先に対して同じフォームを使用する場合は、「他の取引先も同じフォームを利用」ボタンをクリックしてください。
※一括作成を行うには、すべての取引先コードで利用するテンプレートフォームのフォームカテゴリが同じものを選択してください。
STEP5
各取引先コードで承認機能を利用する場合、送付物作成と合わせて承認申請を行うか、一度送付物作成後に承認申請を行うかを選択します。まとめての設定となりますので、取引先コードごとに設定したい場合は「後で行う」を選択してください。
STEP6
印刷データに問題がなければ、[一括作成]ダイアログが表示されます。ダイアログ上の内容に問題がなければ、[一括作成]ボタンをクリックして、一括作成を開始します。
※差し込み印刷のデータに改頁キーの列が含まれている場合は、改頁キーで分割し送付物を作成します。差し込み印刷のデータ内に該当箇所がある場合は、送付物登録数が複数になります。
STEP7
別ウィンドウが開き、自動で差し込み印刷・PDF作成・送付一覧への登録が行われます。「送付物登録が完了しました」と表示されたら、[閉じる]ボタンをクリックして完了してください。
自動的に「送付一覧」ページへ遷移します。「送付一覧から送付を行う」ヘルプを参考に、帳票の送付を行ってください。
STEP5で承認申請を同時に行った場合、下記メッセージが表示され、承認者へ承認依頼のメールも送信されます。
PDFファイルを使用し送付物作成
PDFファイルを使用し送付物を作成する場合は、以下の流れになります。
STEP1：PDFファイル、もしくは複数のPDFファイルや付属情報のCSVをまとめたZIPファイルを選択
STEP2：PDFファイルの分割設定（必要な場合のみ）
STEP3：送付物作成時の付属情報を指定
STEP4：情報を確認し送付物作成
STEP5：承認申請の確認
STEP6：登録するファイル名の変更確認
作成した送付物は「送付一覧」画面で確認できます。
＜作成手順＞
STEP1
ヘッダーメニュー内「送付管理＞一括作成」をクリックし、[一括作成]ページから、[PDFファイルを使用し送付物作成]ボタンをクリックします。以下のメッセージが表示されます。
対象のファイルは、PDFファイルもしくはZIPファイルになります。PDFファイルが複数存在する場合は、ZIPファイルに圧縮してください。
送付物を作成する際に付属情報を登録していただきます。この付属情報を予めCSVファイルにまとめていただくことが可能です。この場合はPDFファイルとともにCSVファイルもZIPファイル内に含めてください。
このCSVファイルのサンプルは「サンプルのCSVをダウンロード」ボタンから取得いただけます。
付属情報をPDFファイルのファイル名としてご指定いただくことも可能です。指定される場合は、
(取引先コード)_(取引年⽉日 yyyymmdd)_(⾦額 (数値))_(伝票番号)_(送付物備考)
の規則でご指定してください。
例：12345_20220908_10000_S00001_備考テキスト.pdf
STEP2
上図の左列には、対象PDFファイルのファイル名を表示します。PDFファイルが複数存在する場合は複数のファイル名が表示されます。ファイル名部分をクリックすると中央列、右列の情報がそのファイルに合わせて切り替わります。
中央列は、対象PDFファイルのイメージ画像を表示します。
右列は、ページ分割の情報を表示します。1つのPDFファイルを分割して別々の送付物として作成をされたい場合は対象のページ番号をご指定ください。例えば、
P1～P3はA社宛の送付物、P4～P6はB社宛の送付物、といった構成のPDFファイルであれば、
1-3,4-6
と指定してください。 指定がない場合は「すべてのページ」が自動的に指定されます。
STEP3
PDFファイル毎、ページ分割した情報毎に付属情報を指定します。
| フォームカテゴリ | 選択肢の中から対象のフォームカテゴリを選択してください。 すべてのPDFファイル、ページ分割で同じフォームカテゴリを指定される場合は、画面上部の「＜フォームカテゴリの指定＞」から選択してください。 |
| 取引先 | 取引先マスタに登録されている情報が表示されます。対象の取引先を選択してください。 登録数が多い場合は初期状態で選択肢に表示されない場合はあります。この場合は検索枠に取引先コードもしくは会社名の一部を入力してください。自動的に検索を行います。 |
| 取引年月日 | 登録が必要な場合はご指定ください。カレンダーから対象日を指定します。 |
| 取引金額 | 登録が必要な場合はご指定ください。数値で指定します。 |
| 送付方法 | 「取引先」を先に選択してください。選択した取引先の利用可能な送付方法が選択肢になります。対象の送付方法を選択してください。 |
| 伝票番号 | 登録が必要な場合はご指定ください。 |
| 送付物備考 | 登録が必要な場合はご指定ください。 |
STEP4
ご指定された情報を確認します。問題がなければ「作成」ボタンを押してください。
STEP5
承認設定を行っている場合、送付物作成と合わせて承認申請を行うか、一度送付物作成後に自分で承認申請を行うかを選択します。
STEP6
送付ファイル名の登録方法を選択します。
元ファイル名で登録するか、命名規則に従って自動生成されたファイル名で登録するかを選んでください。
命名規則：（取引先コード）_（カテゴリ名（カテゴリ表示名））_（貴社名）_（作成日）_（送付物ID）
※カテゴリ表示名の登録がある場合はカテゴリ表示名がファイル名の一部に用いられます。
送付物登録後は「送付一覧」ページから確認ができます。「送付一覧から送付を行う」ヘルプを参考に、帳票の送付を行ってください。