帳票の電子送付が行える「送付管理機能」を利用する場合は、以下の手順で取引先マスタから設定を行う必要があります。

※「送付管理機能」はユーザ版のオプション機能となります。詳しくはお問い合わせください。
※「送付管理機能」について、全体の詳細は「送付管理機能の利用方法」ヘルプをご覧ください。
※「承認機能」について、全体の詳細は「送付管理機能利用時の承認機能について」ヘルプをご覧ください。

STEP1

ヘッダーメニュー内「マスタ一覧」をクリックし、[マスタ 一覧]ページから、[取引先マスタ]を開きます。

STEP2

新規で取引先を追加する場合は画面左下の[追加]ボタンを、登録済みの取引先に送付管理情報を設定する場合は、設定する取引先を1つだけ選択し、画面右下の[変更・確認]ボタンをクリックします。

※送付管理情報のインポートについては、「送付管理情報のインポート／エクスポート」ヘルプをご覧ください。

 

STEP3

[情報登録]または[情報編集]ダイアログが開きます。[送付管理情報登録]タブを選択し、情報の登録を行います。

STEP4

「承認者」に設定されているユーザがいる場合、承認設定を行います。
該当の取引先に対して、送付物の送付前に承認操作を行いたい場合は、[承認機能を利用する]をクリックしてください。

※この操作を行わず、承認操作なしでも送付物は送付することが可能です

ユーザ管理画面から設定した承認者の一覧が表示されますので、承認担当者を選択してください。
なお、承認者を2人以上選択した場合、承認方法が2通りになります。合わせて選択してください。

承認方法	説明
選択ユーザのうち一人でも承認すれば承認完了とする	承認者として選択したユーザのうち、誰か一人でも承認を行えば「承認完了」とし、送付物を送付できる状態にします
選択ユーザ全員の承認が必要	承認者として選択したユーザ全員が承認を行えば「承認完了」とし、送付物を送付できる状態にします

 

STEP5

「標準の送付方法の選択」から標準で使用する送付方法を選択します。

送付物を作成する際に送付方法を選択する画面があります。その中で最初に選択されることになります。

 

電子送付	帳票の送付管理を行い、作成した帳票をメールにて電子送付します。（受領側専用ページのURLをメールで送付します）
印刷	帳票の送付管理を行い、作成した帳票はPDFをダウンロードして印刷し、ご自身で郵送します。
郵送	（オプション申込みが必要です）送付物を郵送で送付します。
FAX送信	（オプション申込みが必要です）取引先マスタに登録したFAX番号に対して送付物をFAXで送付します。

 

STEP6

次に、利用するテンプレートフォームを送付方法ごとに選択します。複数登録可能です。

※帳票を「一括作成」「都度作成」する場合どちらも、テンプレートフォームが複数設定されている場合は、帳票作成時に利用するフォームを都度確認します。

※フォームカテゴリと紐づいていないフォームは一覧に表示されません。

送付方法が「印刷」、「FAX送信」の場合は、これで設定は完了です。STEP10をご覧ください。

STEP7

送付方法が「電子送付」の場合は、次に「受領側お客様用アカウント」を設定します。

電子送付を行うと、帳票のダウンロード用ページのURLが入ったメールを、取引先マスタに登録されたメールアドレスへ送信します。
帳票を受け取った取引先が帳票を確認するには、メール内のURLにアクセスし、ここで設定するIDとパスワードを使ってログインする必要があります。

登録したIDとパスワードは、登録後に「アカウント情報をお客様にメール送信」から、メール送信して別途連絡する必要があります。

＜新規登録時＞

管理者様用ID	取引先コードを使用する場合、先に取引先コードを入力し 「取引先コードを使用する（取引先コードを先に入力しておく必要があります）」にチェックしてください。 ※取引先コードは20文字以内、半角英数字記号でご指定ください。
管理者様用パスワード	パスワードを自動生成する場合、「自動生成する」を選択し「生成する」ボタンを押下してください。 パスワードを指定される場合、「指定する」を選択し入力してください。 ※パスワード指定時は「管理者様用パスワード（確認用）」にも入力してください。

 

＜変更時（登録後）＞

管理者様用ID変更	登録したIDの変更が行えます。
管理者様用パスワード変更	登録したパスワードの変更が行えます。
アカウント削除	登録したアカウントを削除します。 ※受領側はログインできなくなります。また、登録した内容が確認できなくなります
アカウント停止	登録したアカウントのログインを停止させます。一時的に受領側のログインをさせたくない時に利用できます。 ※受領側はログインできなくなりますが、登録した内容の確認・再開は可能です
アカウント情報をお客様にメール送信	受領側にメールで登録したID・パスワードを送信することができます。 当システムから送信するか、ご利用のお客様より別途ご連絡いただくかを選択してください。 ※選択完了していただくまでは、電子送付がご利用いただけません

 

STEP8

送付方法が「電子送付」の場合、「都度ダウンロードURL発行機能」の利用の有無を指定し、それに合わせて「メール 件名・本文」を設定します。

「送付一覧」から帳票を電子送付する際に送信するメールは、こちらで設定した件名・本文で送信されます。

※都度ダウンロードURL発行機能を利用する場合は、「都度ダウンロードURLの案内メール」と「パスワードの案内メール」の2通分変更ができます。

都度ダウンロードURL	「都度ダウンロードURL発行機能」を利用する場合は「利用する」を選択してください。
件名	メールの件名です。自由に変更が可能です。
本文	メールの本文です。自由に変更が可能です。 デフォルトで入っている「（会社名）」の部分には、自動で取引先の会社名が入ります。 利用したい場合は「（会社名）」部分は消さずに登録してください。 （件名にも「（会社名）」を利用できます）
本文2（自動挿入部分）	メールの本文のうち、システム側で自動で挿入する部分となります。内容の変更はできません。

 

 

STEP9

送付方法が郵送の場合、台紙の設定が必要です。

宛先の情報、差出元の情報を登録します。
また、「請求書在中」などのスタンプが必要な場合は画像を選択します。

「＊」にすべて情報を入力していただければ台紙（ＰＤＦ）を自動的に作成します。（途中状態で保存することも可能ですが台紙（ＰＤＦ）は作成されません）

台紙（PDF）の作成が完了すると、以下のボタンが表示されます。

 

台紙PDF(封入する台紙)のダウンロード	作成した台紙（PDF）をダウンロードできます。
封筒の窓に対する配置位置確認	郵送に利用する封筒は2つの窓付きタイプになります。その窓からそれぞれ宛先・差出元の情報が見える形になります。窓に対してそれぞれの情報が問題なく配置されているかどうかの確認ができます。
編集	再度編集することができます。
削除	台紙の情報を削除します。

 

※作成された台紙のPDFは封入される台紙のイメージを確認していただくためのPDFになります。

STEP10

すべて設定できたら、[送付管理情報登録]タブの下にある[登録]ボタンをクリックして、登録完了です。

新規登録の場合	変更の場合

 

※各送付方法が利用可能になる条件は以下です。

電子送付	テンプレートフォームの選択、受領側アカウントの設定（有効化）、受領側アカウントの送付、受領側に送信するメールの件名・本文の設定、取引先マスタの各情報
印刷	テンプレートフォームの選択
郵送	テンプレートフォームの選択、台紙の作成
FAX送信	テンプレートフォームの選択、取引先マスタの各情報

 

一度登録済みの取引先コードの編集中、送付管理情報を変更した場合、「新規登録・変更項目の確認」リンクから変更内容の確認ができます。

 

 

インポート

送付管理情報は、CSVファイルを使用してインポートすることも可能です。

「送付管理情報のインポート／エクスポート」を参照してください。

 

 

各送付方法の設定状況を確認

各送付方法毎に設定が完了しているのか、また、どの設定が足りていないのかを確認することができます。設定状況を確認されたい場合はこのボタンを押してください。