得意先マスタから送付管理設定を行う

対象アカウント(※各アカウントの詳細はこちら
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帳票の電子送付が行える「送付管理機能」を利用する場合は、以下の手順で得意先マスタから設定を行う必要があります。

※「送付管理機能」はユーザ版のオプション機能となります。詳しくはお問い合わせください。
※「送付管理機能」について、全体の詳細は「送付管理機能の利用方法」ヘルプをご覧ください。

STEP1

ヘッダーメニュー内「マスタ一覧」をクリックし、[マスタ 一覧]ページから、[得意先マスタ]を開きます。

STEP2

新規で得意先を追加する場合は画面左下の[追加]ボタンを、登録済みの得意先に送付管理情報を設定する場合は、設定する得意先を1つだけ選択し、画面右下の[変更・確認]ボタンをクリックします。

※[インポート]ボタンから情報を取り込む場合、送付管理情報は同時に登録できません。お手数ですが、インポート後に得意先ごとに[変更・確認]ボタンから設定を行ってください。

STEP3

[情報登録]または[情報編集]ダイアログが開きます。[送付管理情報登録]タブを選択し、情報の登録を行います。

STEP4

「標準の送付方法の選択」から標準で使用する送付方法を選択します。

送付物を作成する際に送付方法を選択する画面があります。その中で最初に選択されることになります。

 

電子送付 帳票の送付管理を行い、作成した帳票をメールにて電子送付します。(受領側専用ページのURLをメールで送付します)
印刷 帳票の送付管理を行い、作成した帳票はPDFをダウンロードして印刷し、ご自身で郵送します。
郵送 (オプション申込みが必要です)送付物を郵送で送付します。
FAX送信 (オプション申込みが必要です)得意先マスタに登録したFAX番号に対して送付物をFAXで送付します。

 

STEP5

次に、利用するテンプレートフォームを送付方法ごとに選択します。複数登録可能です。

※帳票を「一括作成」「都度作成」する場合どちらも、テンプレートフォームが複数設定されている場合は、帳票作成時に利用するフォームを都度確認します。

※フォームカテゴリと紐づいていないフォームは一覧に表示されません。

送付方法が「印刷」、「FAX送信」の場合は、これで設定は完了です。STEP10をご覧ください。

STEP6

送付方法が「電子送付」の場合は、次に「受領側お客様用アカウント」を設定します。

電子送付を行うと、帳票のダウンロード用ページのURLが入ったメールを、得意先マスタに登録されたメールアドレスへ送信します。
帳票を受け取った得意先が帳票を確認するには、メール内のURLにアクセスし、ここで設定するIDとパスワードを使ってログインする必要があります。

登録したIDとパスワードは、登録後に「アカウント情報をお客様にメール送信」から、メール送信して別途連絡する必要があります。

<新規登録時>

 

ID・パスワード(2回)を入力し、設定を行ってください。

<変更時(登録後)>

 

管理者様用ID変更 登録したIDの変更が行えます。
管理者様用パスワード変更 登録したパスワードの変更が行えます。
アカウント削除 登録したアカウントを削除します。
※受領側はログインできなくなります。また、登録した内容が確認できなくなります
アカウント停止 登録したアカウントのログインを停止させます。一時的に受領側のログインをさせたくない時に利用できます。
※受領側はログインできなくなりますが、登録した内容の確認・再開は可能です
アカウント情報をお客様にメール送信 受領側にメールで登録したID・パスワードを送信します。

 

STEP7

送付方法が「電子送付」の場合、「メール 件名・本文」を設定します。

送付一覧」から帳票を電子送付する際に送信するメールは、こちらで設定した件名・本文で送信されます。

件名 メールの件名です。自由に変更が可能です。
本文 メールの本文です。自由に変更が可能です。
デフォルトで入っている「(会社名)」の部分には、自動で得意先の会社名が入ります。
利用したい場合は「(会社名)」部分は消さずに登録してください。
(件名にも「(会社名)」を利用できます)
本文2(自動挿入部分) メールの本文のうち、システム側で自動で挿入する部分となります。内容の変更はできません。

 

STEP9

送付方法が郵送の場合、台紙の設定が必要です。

宛先の情報、差出元の情報を登録します。
また、「請求書在中」などのスタンプが必要な場合は画像を選択します。

「*」にすべて情報を入力していただければ台紙(PDF)を自動的に作成します。(途中状態で保存することも可能ですが台紙(PDF)は作成されません)

台紙(PDF)の作成が完了すると、以下のボタンが表示されます。

台紙PDFのダウンロード 作成した台紙(PDF)をダウンロードできます。
編集 再度編集することができます。
削除 台紙の情報を削除します。

 

STEP10

すべて設定できたら、[送付管理情報登録]タブの下にある[登録]ボタンをクリックして、登録完了です。

新規登録の場合 変更の場合

 

※各送付方法が利用可能になる条件は以下です。

電子送付 テンプレートフォームの選択、受領側アカウントの設定(有効化)、受領側アカウントの送付、受領側に送信するメールの件名・本文の設定、得意先マスタの各情報
印刷 テンプレートフォームの選択
郵送 テンプレートフォームの選択、台紙の作成
FAX送信 テンプレートフォームの選択、得意先マスタの各情報