電子送付を開始するまでの準備の流れ

LinkPrint CLOUDで帳票の電子送付業務を開始するためには、「電子送付に移行することを取引先へ案内する」「帳票データ作成のためのシステム設定」の2つの準備が必要です。それぞれのやるべきことの概要をまとめています。

 

 

 

取引先への案内について

 

①取引先マスタへの情報登録

送付する取引先の情報や取引先への送付方法などの登録をおこないます。インポート機能での一括登録も可能です。

【送付管理】取引先マスタの設定方法

【送付管理】郵送代行オプションの設定方法

②取引先に案内を送付

「電子送付への移行の説明」と「必要情報の登録のお願い」をメールや書面で取引先に送り、送付作業に必要なメールアドレス等の必要情報を収集します。

電子での送付も一般化してきていますが、引き続き紙媒体での送付を希望される取引先には、「印刷」・・従来通り自社での印刷・投函 、もしくはオプションの「郵送代行」・・印刷から投函までの作業をアウトソーシングできるサービス の2つの方法が選択できます。

【送付管理】電子送付する取引先のメールアドレスの収集方法

 

帳票データ作成の準備

帳票データの作成方法によって必要な準備項目が異なります。

 

CSVやExcelデータ取り込み/入力画面を利用してデータを入力する場合

多くの販売管理システムには帳票データをCSV出力できる機能が備わっています。そのデータを利用して帳票を作成するための準備作業です。

独自テンプレートフォーム作成機能を備えていますので、帳票レイアウトや表示項目の自由なカスタマイズが可能です。

a. データの取り込みや入力項目を設定するためにフォームカテゴリを作成

【送付管理】CSV,Excelデータの取り込み設定(オリジナルフォームカテゴリの作成)

b. フォームカテゴリの項目を利用してテンプレートフォーム(帳票レイアウト)を作成

【送付管理】オリジナルテンプレートフォームの作成

💡 標準テンプレートフォームを利用する場合はフォームカテゴリとテンプレートフォームの対応付けの修正機能を利用して調整します。

【送付管理】フォームカテゴリとテンプレートフォームの対応付けについて

 

別途作成された帳票PDFファイルをアップロードして送付する場合

販売管理システムからのCSVファイル出力ができない場合や、特殊なレイアウトや組み合わせの帳票を送付したい場合などに、PDFファイル取り込みを利用します。

電子帳簿保存法対応に必要な付属情報(取引先、取引年月日、取引金額、伝票番号、送付物備考)を登録するための下記いずれかの準備をします。

①PDFのファイル名を変更する

PDFファイル名を下記の命名規則で作成することで付属情報を取り込むことができます。

(取引先コード)_(取引年月日 yyyymmdd)_(金額 (数値))_(伝票番号)_(送付物備考) 

例:12345_20220908_10000_S00001_備考テキスト.pdf

②付属情報を記載したCSVファイルを作成する

PDFファイルの取り込み時にCSVファイルを同時にアップロードすることで付属情報を指定することができます。CSVファイルを作成する手順を定めます。

③アップロード時に画面上で設定する

準備は不要です。PDFファイルのアップロード時に手動で付属情報を入力します。

▶LinkPrint CLOUDヘルプ 一括作成

④PDF分割・読み取りオプションを申し込む

PDFファイルからの付属情報の読み取り・登録を自動化できるオプションです。

【送付管理】PDF分割・読み取りオプション

 

これで準備は完了です。事前設定ができていれば日常の業務はファイルを取り込んで確認するだけ、業務効率化を実現します。