【送付管理】取引先マスタの設定方法
電子送付などの送付管理をおこなうために取引先マスタの設定が必要です。
マスタの設定は3つのタブにわかれていてそれぞれの役割は以下の通りで、このうち送付管理で利用するのは、取引先マスタ情報登録と送付管理情報登録です。
取引先マスタ情報登録 | 取引先コードや会社名、TELなどの基本情報を登録します |
送付管理情報登録 | 送付方法や利用するテンプレートなど送付業務の設定をします |
受取管理情報登録 | 取引先からの帳票の受領方法の選択などの受取業務の設定画面です |
取引先マスタ情報登録
ダイアログ画面で直接入力する方法と、販売管理システムなどから書き出したCSVデータを利用して一括でインポートする方法があります。まずはこの取引先の基本情報を登録しそこに送付管理情報を登録していきます。
送付管理情報登録 – 電子送付の場合
① 承認機能の利用の有無及び承認者の設定
承認機能を利用する場合は承認機能を有効にして承認担当者を設定します。承認者は得意先毎に設定することができます。
承認者は管理者権限で利用できる【ユーザ管理】で「承認者として登録する」と設定したユーザから選択できます。※複数選択可
②送付方法の選択
その取引先への帳票の送付方法を選択します。選択した送付方法によってそれ以降の設定項目が変わります。
③利用するテンプレートフォームの選択
取引先への送付に利用するテンプレートフォームを選択します。取引先毎に異なるテンプレートフォームの設定ができます。
④受領側マイページの設定
電子送付を選択した場合、取引先が帳票を受領するための専用ページ(マイページ)の設定をします。マイページのURLは自動で作成されますので、取引先がそのマイページにログインするためのIDとパスワードを設定します。
設定完了後、その情報を取引先に案内し、電子送付時の送付先メールアドレス等の収集を行います。
⑤メール設定
都度ダウンロードURL発行機能の利用の有無の設定と、電子送付時に取引先に送られるメールの件名や文章を取引先毎にカスタマイズすることができます。
都度ダウンロード設定は「利用しない」が基本設定で電子送付時には案内メールが1通送付され取引先はマイページにログインして帳票を受け取ります。マイページでは過去分の帳票も確認することができます。
「利用する」場合は、電子送付時に「都度ダウンロードURLの案内メール」と「パスワードの案内メール」の2通が送付されます。そのメールに記載されているURLとパスワードを利用してマイページにログインせずに送付された帳票を受け取ることができます。
送付管理情報登録 – 印刷・FAX送信の場合
送付方法が印刷及びFAX送信の場合は、
①承認機能の利用の有無及び承認者の設定
②送付方法の選択
③利用するテンプレートフォームの選択
上記①~③で設定は完了です。
送付管理情報登録 – 郵送代行の場合
郵送代行の場合は、
①承認機能の利用の有無及び承認者の設定
②送付方法の選択
③利用するテンプレートフォームの選択
ここまでは他の送付方法と同様です。
④台紙の設定
郵送代行専用の設定項目です。窓付き封筒で利用する宛名台紙を設定します。
<宛先の情報>には取引先マスタ情報登録の情報が、<差出元の情報>にはご契約者様の情報が自動で転記されますので、適宜修正やスタンプの追加設定などをおこないます。
💡送付管理情報登録も取引先マスタ情報登録と同様にCSVを利用して一括で登録することができます。
▶LinkPrint CLOUDヘルプ 送付管理情報のインポート/エクスポート