受取管理機能について
受取管理機能
LinkPrint CLOUDの『受取管理機能』を利用することで、電子帳簿保存法の要件に対応して帳票の受け取り業務と、受け取った帳票や発行した帳票の電子保存・管理、帳票プレビューを確認しながら管理情報の登録など、帳票の受取に関連した情報を保存・管理することができます。
＜「受取管理機能」でできること＞
・専用URLでの受け取り（専用URL受取）
（取引先ごとに専用URLとID・パスワードを設定）
・取引先からLinkPrint CLOUD電子送付で送付され受け取った帳票の管理（LinkPrint CLOUD受取）
（複数の取引先から受け取っている場合もまとめて管理が可能）
・他のシステムから受け取ったファイルのアップロード
（アップロードした帳票にはタイムスタンプが付与され電子帳簿保存法の要件への対応が可能）
・クラウド指定伝票での受け取り
（自社の指定伝票で受け取りが可能）
※後日実装予定の機能です
受取管理機能を使った帳票保存の流れ
＜①他のシステムから受け取ったファイルをアップロードして保存する場合＞
メール添付や他のシステムから受け取ったPDFファイルをアップロードして保存する場合、以下の手順で帳票を登録します。
STEP1 帳票のアップロード
「受取管理」＞「アップロード」から、保存したい帳票のファイルをアップロードし、付属情報を登録します。
付属情報に関して、必要情報を記載したCSVファイルを利用した情報の登録も可能です。
※アップロードについて、詳細は「ファイルアップロード」ヘルプをご覧ください。
STEP2 アップロードした帳票の電子保存
「受取管理」＞「仮保存帳票一覧」から、STEP1でアップロードした帳票を仮保存／保存します。
また、帳票のプレビュー、付属情報の編集も可能です。
[削除]ボタンより「仮保存帳票一覧」から「削除帳票一覧」に帳票が移動します。
※仮保存帳票一覧について、詳細は「仮保存帳票一覧」ヘルプをご覧ください。
STEP3 電子保存した帳票の編集・確認
「受取管理」＞「保存帳票一覧」から、STEP2で保存した帳票のプレビュー、PDFダウンロード、付属情報変更等が可能です。
また、[削除]ボタンより「保存帳票一覧」から「削除帳票一覧」に帳票が移動します。
※保存帳票一覧について、詳細は「保存帳票一覧」ヘルプをご覧ください。
STEP4 電子保存した帳票の削除
「削除帳票一覧」から、対象の帳票に対して、[戻す]ボタンより「仮保存帳票一覧」または「保存帳票一覧」の画面に戻します。
また、[完全に削除]ボタンより、受取管理から完全に削除が可能です。
[完全に削除]は「仮保存帳票一覧」から削除された帳票のみ可能です。
※削除帳票一覧について詳しくは「削除帳票一覧」ヘルプをご覧ください。
＜②専用URL受取またはLinkPrint CLOUD受取を利用して保存する場合＞
取引先から専用URL受取 または LinkPrint CLOUDの電子送付受取でファイルがアップロードされたものを保存する場合、以下の手順で帳票を登録します。
STEP1 受取管理情報の登録
取引先マスタから各取引先コードに対して「受取管理情報」を登録します。
ここで受取機能の専用ページ情報または送付管理の受領用マイページ情報の登録をすることで、取引先からのファイルアップロードを受け取ることが可能となります。
※受取管理情報のマスタ登録について、詳細は「取引先マスタから受取管理設定を行う」ヘルプをご覧ください。
STEP2 アップロードされた帳票の電子保存
「受取管理」＞「仮保存帳票一覧」から、STEP1でアップロードされた帳票を仮保存／保存します。
また、帳票のプレビュー、付属情報の登録、差戻しも可能です。
差戻の場合、登録済みの取引先担当者のメールアドレス宛に差戻しの案内を送付することが可能です。
※差戻しは専用URL受取の場合のみ可能です
※仮保存帳票一覧について、詳細は「仮保存帳票一覧」ヘルプをご覧ください。
以降、＜①他のシステムから受け取ったファイルをアップロードして保管する場合＞STEP3～4と同様の手順
電子帳簿保存法の対応範囲
| 適用要件 | 詳細 | 対応範囲 |
| 関連書類の備付け | 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合に限る） | 対象外 |
| 見読性の確保 | 電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できる | 対応 （※要件を満たしたカラーディスプレイおよびプリンターをお客様ご自身でご用意いただく必要があります） |
| 検索性の確保 | 「取引年月日」「取引金額」「取引先」にて検索ができる | 対応 |
| 保存上の措置 |
|
対応 （LinkPrint CLOUDのシステムにて連携したデータについては、3の要件に対応。 ファイルアップロード機能を使ってアップロードしたファイルについては、2の要件に対応。） |
※上記は国税庁より公開されている2022 年1 月施行の改正電子帳簿保存法の内容をもとに作成しております。
| 適用要件 | 詳細 | 対応範囲 |
| 入力期間の制限 | 次のどちらかの入力期間内に入力すること
※2の業務処理サイクル方式は、企業において書類を作成または受領してからスキャナ保存するまでの各事務の処理規程を定めている場合のみ採用できます |
対象外 （※利用者様側での運用の取り決めや対応が必要です） |
| 一定水準以上の解像度による読み取り | 解像度200dpi相当以上で読み取ること | 対象外 （※要件を満たしたファイルを利用者様側でご用意いただく必要があります） |
| カラー画像による読み取り | 赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ256 階調以上（24 ビットカラー）で読み取ること | 対象外 （※要件を満たしたファイルを利用者様側でご用意いただく必要があります） |
| タイムスタンプ付与 | 入力期間内に、総務大臣が認定する業務に係るタイムスタンプを、一の入力単位ごとのスキャナデータに付すこと | 対応 |
| 読み取り情報の保存 | 読み取った際の解像度、階調及び書類の大きさの情報を保存すること | 対応 |
| バージョン管理 | スキャナデータについて訂正･削除の事実やその内容を確認することができるシステム等又は訂正･削除を行うことができないシステム等を使用すること | 対応 |
| 入力者等情報の確認 | 書類に関する入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認できること | 対応 |
| 帳簿との相互関連性の保持 | スキャナデータとそのデータに関連する帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと | 対応 |
| 見読可能装置等の備付け | 14インチ（映像面の最大径が35cm）以上のカラーディスプレイ及びカラープリンタ並びに操作説明書を備え付けること | 対応 （※要件を満たしたカラーディスプレイおよびプリンターを利用者様側でご用意いただく必要があります） |
| システム関連書類の備付け | スキャナ保存するシステム等のシステム概要書、システム仕様書、操作説明書、スキャナ保存する手順や担当部署などを明らかにした書類を備え付けること | 対象外 （※利用者様側でご用意いただく必要があります） |
| 検索性の確保 |
スキャナデータについて、次の要件による検索ができるようにすること |
対応 |
※上記は国税庁より公開されている2022 年1 月施行の改正電子帳簿保存法の内容をもとに作成しております。
※自社にて事務処理規定を定めた上での運用を行っていない場合に、2 ヶ月と7 営業日を超えた帳票を保存する際には、遅延理由を付属情報の「帳票備考」に入力いただくことを推奨しております。
タイムスタンプはファイルアップロードで保存したPDFファイルに付与されます。
タイムスタンプの付与ができないセキュリティ付きのPDFファイルなどを保存する場合は、アップロードされたファイルをそのまま保存しますので、「訂正削除の防止に関する事務処理規定の備付け」にて要件を満たしていただきますようお願いいたします。
その際、要件を満たすために付属情報の「帳票備考」にその旨の記載を残すなどのご対応をお願いします。